1) ข้อมูลภายในองค์การ โดยได้จากการดำเนินงาน เช่น การปฏิบัติงาน การควบคุม การตรวจสอบ และ ข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงาน เช่น งบประมาณ แผนด้าค่าใช้จ่าย ประมาณการรายได้ แผนด้านการเงิน
2) ข้อมูลภายนอกองค์การ ซึ่งข้อมูลนี้มีเกี่ยวข้อง หรือมีผลกระทบต่อ องค์การ เช่น การแข่งขัน เศรธฐกิจ ความต้องการลูกค้า
3) ข่าวสารที่ใช้ติดต่อสือสารระหว่างกัน ควรเป็นข้อมูลที่สรุปได้ใจความ มีรูปแบบที่ง่ายต่อการเข้าใจ ทันสมัยและทันต่อเหตุการณ์
- ข้อมูลที่ได้จากกระบวนการดำเนินงาน (Transaction Processing Data)
ข้อมูลจากภายในองค์การ (Internal Data)
เป็นข้อมูลที่จัดทำขึ้นภายในองค์การ เพื่อแสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงานของกิจกรรม และ/หรือโครงการในด้านต่าง ๆ ขององค์การได้แก่ งบประมาณ แผนรายจ่าย การคาดการณ์ยอดขายและรายได้ และแผนทางการเงิน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่จะครอบคลุมช่วงเวลาตั้งแต่ 6 เดือนจนถึงหลายปี โดยข้อมูลจะแสดงอดีต ปัจจุบัน และทิศทางในอนาคตขององค์การ เพื่อกำหนดแนวทางและจัดส่วนผสมของทรัพยากรในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ปัจจัยภายนอกมีผลกระทบต่อองค์การโดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทางเศรษฐกิจ การเมือง สังคม แลวิทยาการในประเทศหนึ่งจะมีเกี่ยวเนื่องไปทั่วโลก ผู้บริหารระดับสูงมักใช้ข้อมูลที่มาจากแหล่งภายนอกมาประกอบในการตัดสินใจของผู้บริหารในด้านต่าง ๆ เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือการตัดสินใจที่จะดำเนินธุรกิจหรือล้มเลิก เป็นต้น
แหล่งข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจะเป็นประโยชน์ต่อการจัดการสารสนเทศขององค์การ ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการบริหารงานขององค์การ ดังนั้นองค์การที่จะประสบความสำเร็จในอนาคตต้องสามารถจัดการข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการแข่งขันทางธุรกิจ โดยเฉพาะข้อมูลสำหรับผู้บริหารที่ต้องตอบสนองต่อความต้องการอย่างถูกต้อง ชัดเจน รวดเร็ว และตามความต้องการ ตลอดจนสามารถปรับตัวเข้ากับรูปแบบของปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างเหมาะสม
2. ความอุดมสารสนเทศคืออะไร
ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญา นำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการนำไปใช้ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศ
สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล
3. คลังข้อมูลมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศอย่างไรและสามารถค้นพบได้จากแหล่งใดบ้าง
- ระบบคลังข้อมูล หรือ Data Ware-house คือ ระบบการจัดเก็บ รวบรวมข้อมูล ที่มีอยู่ในระบบปฏิบัติการต่างๆ ขององค์กร (มักเป็นองค์กรขนาดกลาง ถึงขนาดใหญ่ ) โดยข้อมูลเหล่านั้นมักเป็นข้อมูลกระจัดกระจาย ให้มารวมไว้เป็นศูนย์กลางข้อมูล ขององค์กร และสามารถเก็บข้อมูลย้อนหลังได้หลายๆ ปี เพื่อใช้เป็นข้อมูลช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) หรือใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล ที่ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ โดยการวิเคราะห์ต้องทำได้แบบหลายมิติ (Multidimentsional Analysis) ตลอดจนการวิเคราะห์ทางธุรกิจ เช่น การพยากรณ์ (Forecasting), What-If Analysis, Data Mining เป็นต้น
องค์ประกอบสำคัญ - เครื่องมือในการดึงข้อมูล (Data Extract/Cleansing) จากแหล่งข้อมูลที่เก็บอยู่ใน ระบบปฏิบัติการต่างๆ ขององค์กร เพื่อจัดสร้างคลังข้อมูล
- เครื่องมือในการเข้าไปเรียกค้นข้อมูลเชิงวิเคราะห์ (Front End Tool)
- โครงสร้างของ Hardware Platform, Database, Networks, Implement Teamsสำหรับซอฟต์แวร์ระบบวิเคราะห์ข้อมูล ที่ใช้งานในปัจจุบัน เรียกว่า ซอฟต์แวร์ระบบ
- วิเคราะห์ข้อมูลแบบ On Line Analytical Processing (OLAP) ซึ่งปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงในการเลือก OLAP ได้แก่
- ความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลแบบหลายมิติ (Multidimensional Analysis)
- สถาปัตยกรรมแบบ Client/Server
- ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูล และความเร็วในการเข้าถึงข้อมูลขนาดใหญ่ (Performance Data Access)
- เครื่องมือในการพัฒนาระบบ (Application Development Tools)
- การดึงข้อมูล (transformation) จากแหล่งต่างๆ เช่น ระบบคลังข้อมูล, Flat File, Spreadsheet
- ความสามารถในการจัดลำดับชั้นของข้อมูล (Hierarchy)
เครื่องมือในการวิเคราะห์ข้อมูล เช่น Forecasting, Statistic, Data Mining
ปัจจุบันสามารถค้นพบแหล่งคลังข้อมูลได้จากส่วนราชการต่าง ๆ เช่นสำนักงานสถิติแห่งชาติ
